Être employeur ou diriger la ressource humaine d’une entreprise demande de respecter un certain nombre de responsabilités très importantes vis-à-vis de la législation en vigueur.
L’attestation employeur en est un exemple des plus sérieux puisque la transmission de ce document à Pôle emploi est obligatoire et soumise à une procédure stricte et préétablie.
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Où envoyer une attestation pôle emploi par courrier ? Quelles sont les informations utiles dans le cadre de cette procédure ? Voici quelques réponses pour vous éclairer davantage.
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Sur le site de pôle emploi : détails et précisions
Si le processus de recrutement de nouveaux employés est long et parfois très épineux, il existe encore d’autres détails à respecter en tant qu’employeur, notamment à la fin de la collaboration.
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Plus clairement, la transmission de l’attestation employeur est obligatoire et pour les entreprises de plus de 11 employés, il faut essentiellement passer par la voie dématérialisée pour le faire.
Naturellement, vous devrez également laisser une copie dûment signée de l’attestation au salarié concerné. Toutefois, il existe quelques autres paramètres à prendre en compte dans ce cas spécifique.
Lorsqu’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire par exemple, vous n’êtes tenus de laisser la copie qu’aux employés permanents et intérimaires qui évoluent en contrat à durée déterminée ou CDI.
Par ailleurs, il convient d’évoquer un détail particulier concernant la transmission de l’attestation directement via le site de pôle emploi.
En réalité, cette option est valide lorsque votre entreprise ne figure pas dans le périmètre de déclaration sociale nominative, en abrégé DSN.
Pour savoir si votre entreprise est concernée par la DSN, vous n’avez qu’à regarder votre secteur d’activité, du moins la position sociale des individus que vous employez. N’hésitez pas à consulter le site officiel des entreprises françaises pour avoir plus de détails.
Enfin, retenez que l’obligation de déclarer les fins de contrat de vos employés à travers le remplissage en ligne de la fiche sur pôle emploi est incontournable.
Le législateur est d’ailleurs intransigeant sur le sujet. En cas de non-respect, vous pouvez être sujet à une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros.
En passant par votre logiciel de paie
Cette option est valide si vous figurez dans le périmètre de la DSN relative à l’assurance chômage et lorsque vous employez au-delà de onze individus. Elle est tout aussi naturellement une obligation et donc soumise à une amende en cas de non-respect.
Là encore, n’oubliez pas que vous devez laisser une copie à vos employés avant leur départ. La procédure pour envoyer le document via le logiciel de paie est relativement simple et n’exige que de connaître les informations relatives à l’employé qui arrive en fin de contrat.
Pour les entreprises qui emploient moins de 11 individus, le législateur exige que l’attestation employeur soit adressée à pôle emploi en version papier et bien entendu dans les délais en vigueur.
Ici, il faut souligner que plusieurs versions de l’attestation circulent sur internet et sont pour la plupart obsolètes ou non conformes avec la version originale.
Pôle emploi n’acceptant que les versions valides, vous devrez les contacter directement pour l’obtenir afin de procéder au remplissage puis au dépôt physique. Autrement, vous serez contraint à payer l’amende, car l’organisme considère que vous n’avez pas respecté la législation.
Pour le cas spécifique des employeurs du milieu agricole, il existe quelques distinctions. Si vous vous fonctionnez sur la base du modèle de la mutualité sociale agricole (MSA) et les titres emploi service agricole (TESA), le législateur vous autorise à transmettre les documents à travers ces mêmes systèmes.
Ce qu’il vous faut pour remplir l’attestation employé
Si les informations de votre salarié sont les plus importantes pour remplir la fiche de l’attestation employeur, elles ne sont tout de même pas suffisantes.
En réalité, vous devrez avoir à portée de main votre propre donnée en tant qu’employeur et des détails précis sur le contrat qui prend fin.
De facto, ce document se rapproche très sérieusement du contenu complet d’un contrat de travail puisqu’il retrace tout le parcours du salarié lorsque celui-ci est encore employé.
L’authenticité et l’exactitude des informations indiquées sont fondamentales pour protéger au besoin autant l’employeur que le salarié.
Enfin, la plateforme d’obtention du certificat est assez simple d’utilisation et vous permet d’enregistrer les données à chaque fois.